Какими первичными бухгалтерскими документами закрываются арендные отношения?

Обратим внимание, что в своем письме Министерство финансов Украины от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182 высказало позицию по вопросу оформления первичных документов на операции по аренде. Министерство финансов Украины обратило внимание на то, что для подтверждения хозяйственной операции по предоставлению и получению услуг по аренде имущества в течение отчетного периода недостаточно только одного договора аренды. После заключения соответствующего соглашения (договора аренды) при фактической передачи объекта аренды от арендодателя арендатору необходимо обязательно составить первичный документ о передаче имущества в аренду (акт приема-передачи объекта аренды).

Законодателем необходимость составления акта приема-передачи объекта аренды предусмотрена только для аренды (найма) здания или другого капитального сооружения (его отдельной части). Так, согласно ч. 1 ст. 795 Гражданского кодекса Украины передача арендатору здания или другого капитального сооружения (их отдельной части) оформляется соответствующим документом (актом), который подписывается сторонами договора. С этого момента начинается отсчет срока договора аренды, если иное не установлено договором.

Возвращение арендатору предмета договора также оформляется соответствующим документом (актом), который подписывается сторонами. С этого момента договор аренды прекращается в соответствии с ч. 2 ст. 795 Гражданского кодекса Украины.

На практике мы всегда рекомендуем заключать акт приема-передачи и акт возврата в отношении любого передаваемого в аренду имущества.

Однако все равно нерешенным является вопрос ежемесячных первичных документов, подтверждающих факт выполнения работ. Законодатель не предусмотрел наличие обязательных форм первичных документов для арендных правоотношений. В то же время ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

В соответствии с нормами ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Предоставление имущества в срочное платное пользование по своей природе происходит непрерывно. Если Вас не интересует вопрос НДС, то можете ограничиться заключением договора и подписанием акта приема-передачи, но что делать если вы применяете НДС?

В таком случае наиболее безопасно будет ежемесячно оформлять акты об использовании арендованного имущества. Это позволяет снять вопрос с налогообложением НДС, особенно при отсутствии авансовой оплаты. Ведь в соответствии с абз. «Б» п. 187.1 НКУ в этом случае датой возникновения налоговых обязательств является дата оформления документа, подтверждающего факт поставки услуг.

В письме Министерство финансов Украины от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182 также указало на необходимость наличия отдельного первичного документа, которым может быть акт выполненных работ (оказанных услуг). На основании этого документа расчеты осуществляются в порядке, определенном договором аренды. В то же время, если условиями договора аренды предусмотрено использование отдельного первичного документа для подтверждения расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то стороны обязаны составлять первичный документ, определенный таким договором.

Однако обратите внимание, что счет-фактура по своему предназначению не считается первичным документом, а является расчетно-платежным документом.

Таким образом, можно сделать вывод, что при заключении договора аренды сторонами, которые являются плательщиками НДС недостаточно заключить договор аренды и подписать акты приема-передачи к нему, а следует предусмотреть в договоре, каким именно актом будут закрываться такие финансовые операции и с какой периодичностью. Для контрагентов, которых не интересует возникновение налогового кредита и возмещения НДС, достаточным будет просто подписания договора аренды и соответствующих актов приема-передачи и возврата к нему.