О легализации официальных документов

Профессиональная юридическая консультация с гарантией результата. Предлагаем все услуги по сопровождению бизнеса, занимаемся судебной практикой, решаем любые вопросы в области трудового и договорного права, предоставляем юридическое сопровождение сделок. Если вам нужен адвокат в Одессе или Киеве, ждем вас в офисе «Доминанта».

Для придания документу юридической силы на территории другого государства необходимо провести процедуру легализации, суть которой состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, печати или штампа должностного лица, выдавшего документ.

Легализация являет собой определенную формальную процедуру подтверждения действительности оригиналов официальных документов или заверение подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности отпечатков штампов, печатей, которыми скреплен документ, с целью использования его за рубежом.

Существует две процедуры легализации документов:

• консульская легализация — процедура полной легализации документа;
• проставление штампа «Apostille» (апостиль) — упрощенная процедура легализации документа.

Процедура консульской легализации документа требуется только для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции от 05 октября 1961 года, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов и вводит возможность проставления апостиля.

В Украине порядок консульской легализации регулирует Венская Конвенция ООН «О консульских сношениях» 1963 года, которая для Украины вступила в силу с 27.05.1989 года, а также Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом, утвержденная приказом МИД Украины от 04.06.2002 года № 113.

При этом сразу отметим, что в каждой стране утверждена своя процедура консульской легализации официальных документов.

Если же документ составлен на территории государств-участников Гаагской конвенции 1961 года, он будет иметь статус официального документа для других государств-участников при условии проставления апостиля.

Апостиль представляет собой штамп прямоугольной форму не менее 9-ти сантиметров длиной. Такой штамп должен иметь ряд пронумерованных пунктов и обязательное упоминание о Конвенции.

На сегодняшний день к Гаагской конвенции присоединились более 110 стран. Перечень можно посмотреть на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву. Для Украины Конвенция вступила в силу 22 декабря 2003 года.

Частью 2 ст. 3 Гаагской конвенции, предусматривается, что соблюдения формальной процедуры проставления апостиля не могут требовать государства — участника Конвенции, если существуют соглашения между двумя или несколькими государствами, которые отменяют или упрощают данную процедуру или вовсе освобождают документ от легализации.

Украина заключила ряд двусторонних договоров о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, согласно которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, то есть без легализации. Такими странами являются Республика Болгария, Республика Грузия, Эстонская, Латвийская, Литовская Республики, Республика Македония, Чешская Республика, Республика Узбекистан, Румыния, Республика Польша, Республика Молдова.

Также 14 апреля 1995 года для Украины вступила в силу Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 года в Минске государствами-членами СНГ.

Статей 13 Минской Конвенции определено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением, или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения.

Однако Минюст Украины в своем Письме от 11.05.2010 № 26-26/291 отметил, что наличие соответствующих положений нельзя толковать как такие, что автоматически предусматривают принятие компетентными органами Украины без какого-либо дополнительного удостоверения всех официальных документов, составленных органами иностранных государств, являющихся Сторонами таких договоров.

Во-первых, формулировка соответствующих статей международных договоров неодинакова, и в большинстве случаев прямо определяет применение правила освобождения от потребности любой легализации только тех документов, которые направляются Сторонами при непосредственном применении соответствующего международного договора.

Во-вторых, компетентными органами иностранных государств неодинаково толкуются соответствующие положения о подлинности документов, что приводит к неоднократным случаям отказа в принятии без дополнительного удостоверения официальных документов Украины в государствах, с которыми заключены международные договоры о правовой помощи по гражданским делам.

Поэтому при предоставлении документов в иностранное государство важно ознакомиться с требованиями и практикой их применения касательно легализации документов, выданных компетентными органами Украины.