Про легалізацію офіційних документів

Професійна юридична консультація із гарантією результату. Пропонуємо всі послуги з супроводу бізнесу, займаємося судовою практикою, вирішуємо будь-які питання в галузі трудового та договірного права, надаємо юридичний супровід угод. Якщо вам потрібен адвокат у Одесі чи Києві, чекаємо на вас в офісі «Домінанта».

Для надання документу юридичної сили на території іншої держави необхідно провести процедуру легалізації, суть якої полягає в підтвердженні повноважень, справжності підпису, печатки або штампа посадової особи, яка видала документ.

Легалізація являє собою певну формальну процедуру підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплений документ, з метою використання його за кордоном.

Існує дві процедури легалізації документів:

• консульська легалізація – процедура повної легалізації документа;
• проставлення штампу «Apostille» (апостиль) — спрощена процедура легалізації документа.

Процедура консульської легалізації документа потрібна тільки для країн, які не є учасниками Гаазької конвенції від 05 жовтня 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів і вводить можливість проставлення апостилю.

В Україні порядок консульської легалізації регулює Віденська конвенція ООН «Про консульські зносини» 1963 року, яка для України набула чинності з 27.05.1989 року, а також Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затверджена наказом МЗС України від 04.06.2002 року № 113.

При цьому відразу відзначимо, що в кожній країні затверджена своя процедура консульської легалізації офіційних документів.

Якщо ж документ складено на території держав-учасниць Гаазької конвенції 1961 року, він матиме статус офіційного документа для інших держав-учасниць за умови проставлення апостилю.

Апостиль являє собою штамп прямокутної форми не менше 9-ти сантиметрів завдовжки. Такий штамп повинен мати ряд пронумерованих пунктів і обов'язкова згадка про Конвенцію.

На сьогодні до Гаазької конвенції приєдналися понад 110 країн. Перелік можна переглянути на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права. Для України Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року.

Частиною 2 ст. 3 Гаазької конвенції, передбачається, що дотримання формальної процедури проставлення апостилю не можуть вимагати держави - учасниці Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які скасовують або спрощують дану процедуру або зовсім звільняють документ від легалізації.

Україна уклала низку двосторонніх договорів про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах, згідно з якими документи, видані офіційною владою однієї Договірної Сторони, розглядаються як офіційні та користуються на території іншої Договірної Сторони доказовою силою офіційних документів без будь-якого додаткового посвідчення, тобто без легалізації. Такими країнами є Республіка Болгарія, Республіка Грузія, Естонська, латвійська, литовська Республіки, Республіка Македонія, Чеська Республіка, Республіка Узбекистан, Румунія, Республіка Польща, Республіка Молдова.

Також 14 квітня 1995 року для України набула чинності Конвенція про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписана 22 січня 1993 року в Мінську державами-членами СНД.

Статей 13 Мінської Конвенції визначено, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою, або спеціально на те уповноваженою особою в межах їхньої компетенції та за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення.

Однак Мін'юст України у своєму листі від 11.05.2010 № 26-26/291 зазначив, що наявність відповідних положень не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового посвідчення всіх офіційних документів, складених органами іноземних держав, які є Сторонами таких договорів.

По-перше, формулювання відповідних статей міжнародних договорів неоднакова, і в більшості випадків прямо визначає застосування правила звільнення від потреби будь-якої легалізації тільки тих документів, які направляються Сторонами при безпосередньому застосуванні відповідного міжнародного договору.

По-друге, компетентними органами іноземних держав неоднаково тлумачяться відповідні положення про справжність документів, що призводить до неодноразових випадків відмови в прийнятті без додаткового посвідчення офіційних документів України в державах, з якими укладено міжнародні договори про правову допомогу в цивільних справах.

Тому при наданні документів в іноземну державу важливо ознайомитися з вимогами і практикою їхнього застосування щодо легалізації документів, виданих компетентними органами України.