Бухгалтерский аутсорсинг: как сэкономить на бухгалтерии и оптимизировать расходы компании

1. Привлеченный бухгалтер на удаленной работе: использование услуг специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного в качестве предпринимателя и ведущего деятельность без регистрации юридического лица;
2. Штатный бухгалтер: создание должности бухгалтера в штате предприятия или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
3. Аутсорсинг: ведение бухгалтерского учета консалтинговой или аудиторской фирмой на основании договора.

В этой статье мы разберем каждый из этих способов организации бухгалтерского учета, их особенности и различия с точки зрения эффективности процесса.

Привлеченный бухгалтер на удаленной работе

В этом случае обязательство по обеспечению собирания первичной документации несет руководитель предприятия, а бухгалтер осуществляет систематизацию и учет операций, исходя из предоставленных ему документов.

Профессиональная юридическая консультация с гарантией результата. Предлагаем все услуги по сопровождению бизнеса, занимаемся судебной практикой, решаем любые вопросы в области трудового и договорного права, предоставляем юридическое сопровождение сделок. Если вам нужен адвокат в Одессе или Киеве, ждем вас в офисе «Доминанта».

Следует отметить, что в условиях постоянно растущего рынка именно удаленное сотрудничество с бухгалтером приобретает все большую популярность. С целью экономии финансов, собственники бизнеса на первых этапах своей хозяйственной деятельности привлекают бухгалтера на удаленной работе без оформления трудовых или договорных отношений . Именно в этом и заключается риск, так как вся ответственность остается на руководителе или собственнике бизнеса (ч.3 ст.8 З.У. “О бухучете..”).

Этот способ может быть весьма эффективным в том случае, если между бухгалтером и руководителем предприятия налажена стабильная и качественная коммуникация, а также ведется личный руководительский контроль над полнотой и своевременностью оформления документов, и бухгалтер полностью осведомлен с деталями деятельности предприятия.

Есть опытные специалисты бухгалтерского учета, которые ведут несколько фирм и действуют как предприниматели, профессионально предоставляя услуги — в этом случае отсутствие рисков будет зависеть только от менеджмента предприятия и своевременности предоставления бухгалтеру информации о совершенных и планируемых операциях.

Какие есть риски?

Если руководитель не разбирается в особенностях оформления хозяйственных операций или же удаленный бухгалтер не смог полноценно вникнуть в деятельность предприятия и принять участие в организации его работы с точки зрения бухгалтерского учета на должном уровне, могут возникнуть критические проблемы.

К тому же правоотношения с бухгалтером должны быть оформлены договором в котором будет указана сфера и степень ответственности бухгалтера, что к сожалению часто упускается руководителями.

Поэтому такой подход, при котором предприятие привлекает бухгалтера на удаленную работу, может рассматриваться исключительно на начальной стадии ведения деятельности или на период отсутствия реальных операций (для так называемых «спящих фирм»), или же у тех фирм где хозяйственные операции в основном постоянной “стандартной” направленности, а их количество не является значительным и, по опыту, такая форма часто не подходит для реально действующего сектора экономики.

Проблема с ведением бухгалтерского учета в 1С

Сотрудники АО КФ «Доминанта» не раз убеждались на практике в том, что бухгалтеры на удаленной работе ведут, в основном, только налоговую отчетность. При этом, ведение программы 1С, как правило, отсутствует: не ведется учет основных средств, обязательств, расчетов с контрагентами и кадровая документация, не происходит распечатка документов и т.д.).

Юридическая безответственность

Без всякого предубеждения можно сказать, что зачастую именно удаленные бухгалтера не следят и за изменениями в законодательстве. Осознавая, что учет свелся к нулю, бухгалтер с легкостью сокращает все свои функции, поскольку не отягощен никакой юридической ответственностью, и зачастую с ним даже невозможно связаться. Если ваша фирма попала в вышеописанную ситуацию, то для наведения в документации «порядка» нужно будет привлечь опытного специалиста и заплатить ему за это немалые деньги.

Штатный бухгалтер

Когда у предприятия есть свой штатный, постоянный бухгалтер, складывается совершенно иная ситуация с точки зрения ответственности.

Во-первых, бухгалтер всегда на работе и осведомлен о всей хозяйственной деятельности, поскольку на него, как правило, возлагаются все функции (от проведения платежей до формирования расходных документов). Фактическое присутствие в штате позволяет ему быстро и оперативно выполнять поставленные задачи, все свое внимание концентрируя только на работе вашего предприятия.

Во-вторых, учитывая наличие официального трудоустройства, бухгалтер обычно более ответственно ведет учет. Кроме того, на него можно возложить некоторые дополнительные обязанности: по кадровым вопросам и другим участкам работы, в которых он может быть эффективен.

Штатный бухгалтер — идеальный вариант для крупного бизнеса со сложной бухгалтерией или значительным количеством операций. Однако и здесь есть определенные нюансы.

Какие есть риски?

Прежде всего, при работе в штате у вашего бухгалтера будет развиваться определенная «специализация», исходя из профессиональной направленности компании.

Эффективность зависит от условий работы в штате

Необходимо создать бухгалтеру надлежащие условия работы, а именно не только удобное рабочее место, необходимое оборудование, канцелярию и эффективное ПО, но и обеспечение профессионального развития. Может потребоваться покупка подписок на различных образовательных платформах и сервисах, приобретение литературы и оплата курсов.

Необходимость поддерживать высокий уровень мотивации сотрудника

Также при работе со штатным бухгалтером важно поддерживать заинтересованность сотрудника в сотрудничестве именно с вашей фирмой, так как хороший специалист всегда находится в поиске более комфортных условий — как с точки зрения рабочего процесса, так и финансов.

Бухгалтерский аутсорсинг

Наконец, все более актуальным в реалиях современного мира вариантом организации бухучета является привлечение сторонних консалтинговых фирм или бухгалтерский аутсорсинг.

Это передача всего объема или части бухгалтерских функций и полномочий стороннему исполнителю. При этом безоговорочно признается, что аутсорсер принимает на себя возложенные обязанности и несет полную ответственность за их исполнение.

В чем преимущества?

Предсказуемость

Когда вы нанимаете бухгалтера на удаленную работу или в штат, всегда есть риск, что он заболеет или уйдет в отпуск в неудачный момент. С компанией-аутсорсером такого не произойдет.

Экономия финансов

Минимальная заработная плата штатного бухгалтера на сегодняшний день составляет 6 500 грн, при этом оплата по договору на бухгалтерское обслуживание может составлять от 2000 грн./мес. В среднем, среднерыночная заработная плата бухгалтера составляет в эквиваленте от 500 до 800 долларов США, с которой работодатель также оплачивает налоги.

Стоимость аутсорсинговых услуг бухгалтера в несколько раз меньше.

Как устроен бухгалтерский аутсорсинг и как он влияет на работу компании?

Работа аутсорсера начинается с полного анализа вашей хозяйственной деятельности, построения, реструктуризации бухгалтерского и налогового учета. Качественный бухгалтерский аутсорсинг включает различные меры по оптимизации и экономии расходов компании, а именно:

1. Индивидуальный подбор специалиста

Подбор нужного специалиста для ведения именно вашего бизнеса; постоянный контроль вышестоящим опытным наставником-бухгалтером за закрепленным за вами специалистом; постоянная взаимозаменяемость всех специалистов.

2. Экономия на расходах, касающихся материального обеспечения сотрудника

Упраздняется необходимость обеспечения сотрудника рабочим местом, оргтехникой, актуальным программным обеспечением для ведения бухгалтерского и налогового учета, доступами к различным законодательным базам. Теряют свою актуальность в этом случае платные обучающие материалы, курсы и семинары для бухгалтера. Только на этих статьях расходов можно сэкономить от 6 000 до 10 000 гривен в месяц.

3. Организация правильного документооборота

Этот этап детально обсуждается с собственником бизнеса, чтобы найти оптимальные пути передачи документов с фирмой-аутсорсером. Бухгалтерские фирмы, как правило, берут за основу электронный документооборот. Это значит, что все документы сортируются и структурировано хранятся в виде скан-копий (бумажный вариант при этом не отменяется). Такой подход не только существенно ускоряет процесс обмена документами и экономит время руководителя предприятия, но и сокращает «канцелярские расходы» — в среднем около 1 500 грн./мес.

4. Налоговое планирование деятельности

Налоговое планирование деятельности предприятия - один из самых важных этапов в оптимизации расходов компаний при аутсорсе. В 99 случаях из 100 предприятия начинают свою хозяйственную деятельность, не просчитав и не спланировав налоговую нагрузку.

Мы, в АО КФ «Доминанта» полностью анализируем планируемую структуру и направленность работы будущих контрагентов, сопоставляем доходную и расходную части предприятия, даем советы при выборе банка (важно учитывать не только привлекательность учреждения, но и качество продукта, гибкость и специфику работы). Именно аутсорсинговые компании знают подход к работе и коммуникации с любым банком Украины.

После полного анализа хозяйственной деятельности и проведения налогового планирования со стороны АО КФ «Доминанта» доля расходов предприятий сокращается минимум на 50% и значительно повышаются темпы развития бизнеса. При этом, собственники бизнеса в результате этой оптимизации становятся законопослушными плательщиками обязательных бюджетных платежей.

Мы обеспечиваем такие результаты при работе с каждым клиентом. Обращайтесь в АО КФ «Доминанта», помните: качественный бухгалтерский аутсорсинг – фундамент развития и процветания вашего бизнеса.