Бухгалтерський аутсорсинг: як заощадити на бухгалтерії та оптимізувати витрати компанії

1. Залучений бухгалтер на віддаленій роботі: використання послуг спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого в якості підприємця та здійснюючого діяльність без реєстрації юридичної особи;
2. Штатний бухгалтер: створення посади бухгалтера у штаті підприємства або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
3. Аутсорсинг: ведення бухгалтерського обліку консалтинговою чи аудиторською фірмою на підставі договору.

У цій статті ми розберемо кожен із цих способів організації бухгалтерського обліку, їх особливості та відмінності з точки зору ефективності процесу.

Професійна юридична консультація із гарантією результату. Пропонуємо всі послуги з супроводу бізнесу, займаємося судовою практикою, вирішуємо будь-які питання в галузі трудового та договірного права, надаємо юридичний супровід угод. Якщо вам потрібен адвокат у Одесі чи Києві, чекаємо на вас в офісі «Домінанта».

Залучений бухгалтер на віддаленій роботі

У цьому випадку зобов'язання щодо забезпечення збирання первинної документації несе керівник підприємства, а бухгалтер здійснює систематизацію та облік операцій, виходячи із наданих йому документів.

Слід зазначити, що в умовах постійно зростаючого ринку саме віддалена співпраця з бухгалтером набуває все більшої популярності. З метою економії фінансів власники бізнесу на перших етапах своєї господарської діяльності залучають бухгалтера на віддаленій роботі без оформлення трудових або договірних відносин. Саме в цьому і полягає ризик, тому що вся відповідальність залишається на керівнику або власнику бізнесу (ч.3 ст.8 З.У. "Про бухоблік..").

Цей спосіб може бути дуже ефективним у тому випадку, якщо між бухгалтером та керівником підприємства налагоджена стабільна та якісна комунікація, а також ведеться особистий контроль з боку керівника над повнотою та своєчасністю оформлення документів, та бухгалтер повністю обізнаний з деталями діяльності підприємства.

Є досвідчені фахівці бухгалтерського обліку, які ведуть кілька фірм та діють як підприємці, професійно надаючи послуги — у цьому випадку відсутність ризиків залежатиме лише від менеджменту підприємства та своєчасності надання бухгалтеру інформації про скоєні та плановані операції.

Які ризики?

Якщо керівник не розуміється на особливостях оформлення господарських операцій або ж віддалений бухгалтер не зміг повноцінно вникнути в діяльність підприємства та взяти участь в організації його роботи в контексті бухгалтерського обліку на належному рівні, можуть виникнути критичні проблеми.

До того ж правовідносини з бухгалтером мають бути оформлені договором, в якому буде зазначена сфера та ступінь відповідальності бухгалтера, що на жаль часто ігнорується керівниками.

Тому такий підхід, при якому підприємство залучає бухгалтера на віддалену роботу, може розглядатися виключно на початковій стадії ведення діяльності або на період відсутності реальних операцій (для так званих «сплячих фірм») або ж у тих фірмах, де основна частина господарських операцій “стандартної” спрямованості, а їх кількість не є значною і, найчастіше, така форма не підходить для реально діючого сектора економіки.

Проблема із веденням бухгалтерського обліку в 1С

Співробітники АО КФ «Домінанта» неодноразово на практиці переконувалися у тому, що бухгалтери на віддаленій роботі ведуть, переважно, лише податкову звітність. При цьому ведення програми 1С, як правило, відсутнє: не ведеться облік основних засобів, зобов'язань, розрахунків з контрагентами та кадрова документація, не відбувається роздруківка документів тощо.

Юридична безвідповідальність

Без жодного упередження можна сказати, що найчастіше саме віддалені бухгалтери не стежать і за змінами в законодавстві. Усвідомлюючи, що облік звівся до нуля, бухгалтер легко скорочує всі свої функції, оскільки не обтяжений жодною юридичною відповідальністю, і часто з ним навіть неможливо зв'язатися. Якщо ваша фірма потрапила у вищеописану ситуацію, то для наведення в документації «порядку» потрібно залучити досвідченого фахівця та заплатити йому за це чималі гроші.

Штатний бухгалтер

Коли підприємство має свого штатного, постійного бухгалтера, складається зовсім інша ситуація з точки зору відповідальності.

По-перше, бухгалтер завжди на роботі та поінформований про всю господарську діяльність, оскільки на нього, як правило, покладаються всі функції (від проведення платежів до формування видаткових документів). Фактична присутність у штаті дозволяє йому швидко та оперативно виконувати поставлені завдання, всю свою увагу концентруючи лише на роботі вашого підприємства.

По-друге, враховуючи наявність офіційного працевлаштування, бухгалтер зазвичай відповідальніше веде облік. Крім того, на нього можна покласти деякі додаткові обов'язки: з кадрових питань та інших ділянок роботи, в яких він може бути ефективним.

Штатний бухгалтер - ідеальний варіант для великого бізнесу зі складною бухгалтерією або значною кількістю операцій. Однак і тут є певні нюанси.

Які ризики?

Насамперед, під час роботи у штаті у вашого бухгалтера розвиватиметься певна «спеціалізація», виходячи з професійної спрямованості компанії.

Ефективність залежить від умов роботи у штаті

Необхідно створити бухгалтеру належні умови роботи, а саме не лише зручне робоче місце, необхідне обладнання, канцелярію та ефективне ПЗ, а й забезпечення професійного розвитку. Може знадобитися покупка передплат на різних освітніх платформах та сервісах, придбання літератури та оплата курсів.

Необхідність підтримувати високий рівень мотивації працівника

Також при роботі зі штатним бухгалтером важливо підтримувати зацікавленість співробітника у співпраці саме з вашою фірмою, тому що хороший фахівець завжди знаходиться у пошуку більш комфортних умов – як з погляду робочого процесу, так і фінансів.

Бухгалтерський аутсорсинг

Нарешті, дедалі актуальнішим у реаліях сучасного світу варіантом організації бухобліку є залучення сторонніх консалтингових фірм чи бухгалтерський аутсорсинг.

Це передача всього обсягу чи частини бухгалтерських функцій та повноважень сторонньому виконавцю. При цьому беззастережно визнається, що аутсорсер бере на себе покладені обов'язки та несе повну відповідальність за їхнє виконання.

У чому переваги?

Передбачуваність

Коли ви наймаєте бухгалтера на віддалену роботу або в штат, завжди є ризик, що він занедужає або піде у відпустку в невдалий момент. З компанією-аутсорсером такого не станеться.

Економія фінансів

Мінімальна заробітна плата штатного бухгалтера станом на сьогодні складає 6 500 грн., при цьому оплата за договором на бухгалтерське обслуговування може становити від 2000 грн./міс. У середньому середньоринкова заробітна плата бухгалтера становить в еквіваленті від 500 до 800 доларів США, з якої роботодавець також сплачує податки.

Вартість аутсорсингових послуг бухгалтера у кілька разів менша.

Як влаштований бухгалтерський аутсорсинг та як він впливає на роботу компанії?

Робота аутсорсера починається з повного аналізу вашої господарської діяльності, побудови, реструктуризації бухгалтерського та податкового обліку. Якісний бухгалтерський аутсорсинг включає різні заходи щодо оптимізації та економії витрат компанії, а саме:

1. Індивідуальний підбір спеціаліста

Підбір потрібного спеціаліста для ведення вашого бізнесу; постійний контроль вищим досвідченим наставником-бухгалтером за закріпленим за вами спеціалістом; постійна взаємозамінність усіх спеціалістів.

2. Економія на витратах, що стосуються матеріального забезпечення працівника

Скасовується необхідність забезпечення працівника робочим місцем, оргтехнікою, актуальним програмним забезпеченням для ведення бухгалтерського та податкового обліку, доступом до різних законодавчих баз. Втрачають свою актуальність у цьому випадку платні навчальні матеріали, курси та семінари для бухгалтера. Тільки на цих статтях видатків можна заощадити від 6000 до 10000 гривень на місяць.

3. Організація правильного документообігу

Цей етап детально обговорюється із власником бізнесу, щоб знайти оптимальні шляхи передачі документів із фірмою-аутсорсером. Бухгалтерські фірми зазвичай беруть за основу електронний документообіг. Це означає, що всі документи сортуються і структуровано зберігаються у вигляді скан-копій (паперовий варіант при цьому не скасовується). Такий підхід не лише суттєво прискорює процес обміну документами та заощаджує час керівника підприємства, а й скорочує «канцелярські витрати» — у середньому близько 1 500 грн./міс.

4. Податкове планування діяльності

Податкове планування діяльності підприємства - один з найважливіших етапів оптимізації витрат компаній при аутсорсі. У 99 випадках зі 100 підприємства розпочинають свою господарську діяльність, не прорахувавши і не спланувавши податкове навантаження.

Ми, в АО КФ «Домінанта» повністю аналізуємо заплановану структуру та спрямованість роботи майбутніх контрагентів, порівнюємо дохідну та витратну частини підприємства, даємо поради при виборі банку (важливо враховувати не лише привабливість установи, а й якість продукту, гнучкість та специфіку роботи). Саме аутсорсингові компанії знають підхід до роботи та комунікації з будь-яким банком України.

Після повного аналізу господарської діяльності та проведення податкового планування з боку АО КФ «Домінанта» частка витрат підприємств скорочується щонайменше на 50% і значно підвищуються темпи розвитку бізнесу. При цьому власники бізнесу внаслідок цієї оптимізації стають законослухняними платниками обов'язкових бюджетних платежів.

Ми забезпечуємо такі результати під час роботи з кожним клієнтом. Звертайтеся до АО КФ «Домінанта», пам'ятайте: якісний бухгалтерський аутсорсинг – фундамент розвитку та процвітання вашого бізнесу.