Организация коворкинга: важные юридические аспекты

В наших реалиях распространена неутешительная практика, когда Государственная служба Украины по вопросам труда отождествляет коворкинг с фактически неоформленными трудовыми отношениями. Как следствие, это влечет за собой весьма солидные штрафы (111690 гривен за каждого неоформленного по мнению Гоструда сотрудника). В масштабах коворкингов, когда в одном месте могут находится и 20, и 50 человек, вышеуказанные штрафы могут иметь фатальных характер для бизнеса.

В данной статье мы уделим внимание важным юридическим аспектам, которые необходимо предусмотреть при организации коворкинг бизнеса для того, чтобы избежать вышеописанных последствий.

Сначала необходимо определиться с организационно-правовой формой предприятия, которое будет предоставлять коворкинг услуги. Это может быть, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), так и ФЛП (физическое лицо-предприниматель). В налоговом аспекте оптимальной будет 2 или 3 группа упрощенной системы налогообложения (для ФЛП) или же третья группа для ООО. При этом такую деятельность охватывает КВЕД 77.33, который подразумевает под собой предоставление в аренду офисных принадлежностей (стулья, столы, компьютеры и.т.д). Если Вы решите предоставлять в аренду место для островка с едой и напитками, то следует помимо указанного КВЕДа также выбрать КВЕД 68.20.

Далее стоит уделить внимание юридической связи между Вами и посетителями коворкинга. Услуги следует предоставлять на основе публичного договора. Это значит, что Вы берете на себя обязанность заключить данный договор с любым посетителем, который к Вам обратиться и предоставить ему в пользование рабочее место, необходимую аппаратуру, доступ в интернет и т.д. При этом каждый раз подписывать договор не надо. Достаточным подтверждением заключения такого договора будет выдача чека при расчете за проведенное время в коворкинге. Для более простого понимания можно провести аналогию с покупкой продуктов в супермаркете – там так же действуют условия публичной оферты. Условия договора необходимо будет разместить в уголке потребителя и желательно на Вашем веб-сайте.

Еще одним важным элементом являются правила пользования пространством, которые также должны быть утверждены и размещены в публичном доступе для третьих лиц.

Также не стоит забывать о ценах. Для того, чтобы у проверяющих органов не возникало лишних вопросов и подозрений, относительно коворкинга необходимо утвердить и разместить в доступном для обзора месте тарифы за пользование пространством.

Таким образом в коворкинге необходимо будет выделить место для уголка потребителя и отразить необходимую информацию на Вашем сайте, а именно:

• Условия публичного договора;
• Утвержденные правила пользования коворкингом;
• Тарифная сетка с ценами за использования пространства и оборудования, которое предоставляется посетителю, так же утвержденная Вами, как субъектом предпринимательской деятельности;

Разрабатывая правила и условия оферты необходимо помнить один из самых главных элементов. Речь идет о том, что из смысла вышеуказанных документов не должно прослеживаться то, что клиент предоставляет какую-либо услугу предпринимателю (коворкингу). В противном случае остается весьма высокий риск быть оштрафованным Гоструда за скрытие трудовых отношений.

При этом все же стоит помнить, что в коворкинге должны работать как минимум администраторы для расчета с клиентами и поддержания всеобщего порядка. С ними все-таки следует заключить трудовые договора.

Подводя итог можно сделать вывод, что, соблюдая простые требования и меры предосторожности возможно свести на нет риск быть оштрафованным и защитить свой бизнес от негативных последствий в виде штрафов.