Зарубежная доверенность: особенности, риски и правильное оформление

На сегодняшний день граждане Украины могут оформить доверенность за границей двумя способами. Первый – обращение в консульство или посольство Украины в той стране, где находится лицо. Этот путь довольно прост, поскольку уполномоченные лица дипломатического представительства, по просьбе лица, могут предоставить ему и перечень необходимых документов, и рекомендации по содержанию доверенности или даже шаблон необходимой доверенности. Однако, довольно часто граждане Украины не могут оформить доверенность в дипломатическом учреждении из-за очередей, отсутствие удобного для записи времени, удаленность учреждения или необходимость срочного оформления доверенности. Кроме того, военнообязанные граждане Украины также опасаются пользоваться услугами консульств/посольств Украины по известным всем причинам.

В таком случае существует второй путь, а именно обращение к местному нотариусу. Однако здесь лицо сталкивается с определенными особенностями, которые он должен контролировать лично. Дело в том, что в случае удостоверения доверенности в Украине любой нотариус пересматривает текст доверенности и приводит его в соответствие с требованиями законодательства, а также вносит определенные положения, которые на практике необходимы. Это делается для того, чтобы личность могла эту доверенность фактически использовать. В свою очередь, иностранные нотариусы только устанавливают ваше лицо и удостоверяют вашу подпись на доверенности. Иностранный нотариус просто не знает украинского законодательства, поэтому не может проверить соответствие текста доверенности его требованиям. Более того, поскольку доверенность будет использоваться в Украине, иностранному нотариусу преимущественно безразлично правильно ли в ней прописаны полномочия, органы, представители и т.д. Его ответственность здесь минимальна, а потому бремя правильного оформления текста доверенности ложится на плечи самого лица. В свою очередь, ненадлежащий текст доверенности может повлечь за собой непринятие ее украинскими государственными органами, банками, нотариусами, что приведет к необходимости повторного удостоверения доверенности, а затем лицо дополнительно теряет как денежные средства, так и драгоценное время на передачу документа в Украину.

Учитывая это, в данной статье мы разберем все обязательные положения доверенностей, в зависимости от их типа и назначения, а также предоставим рекомендации относительно необходимого содержания доверенностей для их успешного использования на территории Украины.

*Однако следует отметить, что информация в данной статье актуальна не только для зарубежных доверенностей, но и для доверенностей, оформляемых на территории Украины*

Итак, как нам говорит статья 244 Гражданского кодекса Украины, доверенностью является письменный документ, который выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В общем, доверенность является универсальным инструментом, позволяющим любому лицу уполномочить другого на осуществление любых действий от его имени.

Так, доверенность, как и любой другой письменный документ, имеет определенные обязательные требования к ее содержанию и форме его оформления. При этом, независимо от типа и целевого назначения доверенности, есть реквизиты, аналогичные всем без исключения доверенностей.

В частности, такими реквизитами являются:

• Информация о доверителе, т.е. о лице, выдающее доверенность. К такой информации принадлежит ФИО лица, его гражданство, реквизиты паспорта (а в случае оформления доверенности заграницей – реквизиты загранпаспорта), РНОКПП, адрес регистрации, дата рождения и т.д. Эта информация необходима для того, чтобы любое учреждение, государственный орган или нотариус могли идентифицировать лицо, выдавшее доверенность по его реквизитам. Именно поэтому советуем всегда указывать в тексте доверенности РНОКПП доверителя, поскольку он уникален для каждого лица.
• Информация о поверенном (поверенных), т.е. о лице (лицах), которые будут совершать действия от имени доверителя. Данные о поверенных идентичны вышеуказанным, за исключением реквизитов загранпаспорта – их указывать не нужно. При этом указание РНОКПП и адреса места регистрации поверенного (поверенных) является обязательным условием для использования доверенности. Также, в случае, если поверенных несколько, не лишним будет отметить, что каждый из поверенных может совершать действия самостоятельно и независимо друг от друга.
• Дата совершения доверенности. Информация о дате оформления доверенности является обязательным реквизитом, поскольку не указание таких данных повлечет ничтожность самой доверенности на основании части 3 статьи 247 Гражданского кодекса Украины.
• Срок действия доверенности. В каждой доверенности должен быть указан срок ее действия или положение о ее бессрочности. И хотя действующим законодательством установлено, что доверенность может быть бессрочной, на практике и нотариусы, и банки, и государственные органы достаточно скептически относятся к таким документам. Более того, вопросы могут возникнуть и к доверенностям, изданным со сроком действия от 3-х лет и более. Поэтому в данной части рекомендуем делать доверенности на срок от одного до трех лет.
• Возможность передоверения. Передоверенеие это возможность первичного поверенного оформить доверенность на другое лицо, но в рамках порученного. Это позволяет другому лицу действовать от имени доверителя, но в рамках полномочий, предоставленных первоначальному поверенному. То есть, при составлении доверенности необходимо указать возможное или невозможное осуществление передоверения.

Как уже отмечалось, указанные реквизиты аналогичны всем без исключения доверенностям, независимо от их типа и целевого назначения. В то же время, обязательными положениями доверенности являются также информация о полномочиях представителей, целевом назначении доверенности, органах, в которых поверенный имеет право представлять интересы лица. Однако такая информация будет изменяться в зависимости от обстоятельств и задач, на выполнение которых дается доверенность.

Для примера рассмотрим положения в отношении органов, где поверенный вправе представлять интересы доверителя. Как правило, такие органы указываются достаточно пространно, включая в себя все государственные органы, нотариусы, банки, все физические и юридические лица, независимо от формы собственности.

Однако, если лицо четко знает, в каком органе необходимо будет осуществлять представительство, настоятельно рекомендуем указывать именно этот орган.

Например, если человеку необходимо изменить место регистрации, в тексте доверенности необходимо четко указать соответствующий Центр предоставления административных услуг. Если доверенность связана с отчуждением недвижимого имущества, указываем как нотариусов, так и государственных регистраторов, проводящих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество. Доверенность, связанная с вопросами налогов, отмечаем Государственную налоговую службу Украины и соответствующее структурное подразделение. Регистрация автомобиля – добавляем соответствующие органы МВД Украины.

Таким образом, четко указывая орган, в котором необходимо осуществлять представительство интересов доверителя, мы исключаем потенциальный отказ уполномоченных лиц органа в принятии доверенности из основания не указания в тексте доверенности именно их органа, учреждения, подразделения и т.д.

Что касается целевого назначения доверенности и полномочий представителей, то отметим, что такие категории неразрывно связаны между собой, ведь необходимые полномочия вытекают из цели доверенности. Перечень полномочий должен обеспечивать реализацию не только самой цели доверенности, но и включать те действия, которые необходимы для выполнения порученного на стадии подготовки или после выполнения.

В связи с этим предлагаем более детально рассмотреть полномочия и другие особенности доверенностей, в зависимости от вопросов, к которым они относятся.

Неимущественные доверенности

Неимущественные доверенности касаются представительства интересов лица по вопросам, не связанным с отчуждением или управлением его имуществом или приобретением им права собственности на имущество. Например, такими поручениями могут быть: получение определенных справок или выписок, подача различных заявлений в государственные органы или представительство интересов перед ними, изменение места регистрации проживания, совершение определенных действий в пользу доверителя и т.д. При оформлении таких доверенностей необходимо четко определить перечень каких действий и в каких органах имеет право совершать поверенный. Кроме этого, следует предусмотреть право подписи поверенного на заявлениях, бланках и т.п., а также право на получение справок, выписок и других документов.

Имущественные доверенности, а именно:

• О недвижимом имуществе. В доверенностях, связанных с управлением принадлежащим лицу недвижимым имуществом, всегда указывается объект недвижимого имущества, в отношении которого такая доверенность выдается. Причем необходимо указывать индивидуальные характеристики такого имущества, а именно: наименование (квартира, дом, земельный участок, нежилое помещение), общую площадь, адрес, кадастровый номер земельного участка и регистрационный номер объекта. Такое указание обязательно для совершения сделок по недвижимому имуществу на основании доверенности. В случае если лицо выдает доверенность на покупку определенного конкретного имущества, советуем также указывать его индивидуальные характеристики, если они известны. Более того, если лицо планирует подарить свое недвижимое имущество, то в доверенности должно быть указано не только дарящееся имущество, но и лицо в пользу которого осуществляется дарение. Что касается полномочий, то следует указывать все полномочия, связанные с целью доверенности. Если это отчуждение или приобретение имущества, то к полномочиям (кроме самого отчуждения или приобретения) необходимо добавить также право на ведение переговоров, заключение соответствующего договора, по заказу отчета об оценке стоимости имущества, на уплату налогов и сборов, а также на получение или передачу денежных средств по заключенным договорам и т.п. Если это передача или получение имущества в аренду, то к полномочиям добавляем право на ведение переговоров, заключение договоров, актов приема-передачи имущества, дополнительных соглашений, на представительство интересов по предоставлению коммунальных услуг, а также на уплату или получение арендной платы и т.п.
• О движимом имуществе. Как и в доверенностях относительно недвижимого имущества, советуем четко определять его характеристики. Обычно данные доверенности касаются транспортных средств, поэтому в таких доверенностях советуем указывать данные ТС согласно его свидетельству о регистрации, а именно: марка, модель, цвет, год выпуска, VIN-код, номерной знак, и реквизиты свидетельства о регистрации (серия и номер, дата выдачи, выдавший орган). К полномочиям советуем прилагать, в случае отчуждения ТС: право на представительство интересов в органах МВД Украины о перерегистрации ТС, на пользование ТС, на получение средств от продаж и на уплату необходимых налогов и сборов. В случае оформления доверенности на пользование, то к полномочиям целесообразно будет добавить право поверенного на заключение договоров страхования и технического обслуживания, на уплату штрафов и т.п. Если авто должно выехать за границу, то обязательно прилагается право поверенного на выезд с территории Украины на данном автомобиле.
• О корпоративных правах. Такие доверенности обычно делятся на три вида: отчуждение/приобретение корпоративных прав, управление юридическим лицом и создание юридических лиц. В случае оформления доверенности на создание юридического лица, в полномочиях поверенного необходимо указывать право подписания всех учредительных документов юридического лица (устав, протокол о создании, структура собственности, заявление на регистрацию и т.п.). Желательное название, направления деятельности, адрес, распределение вкладов в уставный капитал юридического лица также можно указывать в доверенности или оставлять на усмотрение поверенного. Если же доверенность оформляется относительно зарегистрированного юридического лица, в тексте обязательно указывается его название и идентификационный код. То есть, если лицо владелец доли в уставном капитале юридического лица и желает его отчуждать, в тексте доверенности обязательно указывается его название и идентификационный код. К полномочиям в таком случае обязательно прилагается право поверенного на подписание акта приемки-передачи доли в уставном капитале, поскольку переход права собственности на долю регистрируется именно на основании акта приемки-передачи. Если же лицо, как собственник доли, оформляет доверенность с целью управления юридическим лицом (например, смена директора или адреса, увеличение уставного капитала и т.п.), то к полномочиям необходимо прилагать право поверенного на голосование на общем собрании участников и право на принятие соответствующих решений.

Подводя итог изложенному, можем предоставить одну, общую для всех доверенностей рекомендацию – детализируйте все действия, которые должен совершить поверенный и все полномочия поверенного, которые могут пригодиться ему при выполнении порученного. Также не забывайте определять органы, в которых поверенный вправе представлять интересы доверителя.

И напоследок поговорим об особенностях перевода иностранных доверенностей.

Для использования иностранной доверенности в Украине, она обязательно должна быть переведена на украинский язык. При этом перевод должен быть удостоверен украинским нотариусом.

Обратим внимание, что переводу на украинский язык подлежит:

1. Текст доверенности.
2. Нотариальная надпись иностранного нотариуса.
3. Апостиль, проставленный в иностранной стране (если таковой есть).

Отсутствие перевода какой-либо из данных частей доверенности автоматически делает невозможным ее использование в Украине.

То есть, если лицо оформило доверенность за границей и передало ее в Украину, в первую очередь доверенность необходимо перевести. В настоящее время почти все бюро переводов сотрудничают со своими нотариусами и без проблем организуют нотариальный перевод документов с любого языка. Учитывая это, перевод доверенности в Украину не проблематичен, но такой шаг необходим для успешного использования доверенности.

Кроме этого, обращаем внимание, что довольно часто нотариусы в Польше, Молдове, Румынии, Словакии и т.д. могут засвидетельствовать доверенность сразу на украинском языке. То есть текст доверенности излагается на украинском языке, а нотариальная надпись – на иностранном языке. При таких обстоятельствах сам текст доверенности не переводится, но обязательному переводу подлежит нотариальная надпись нотариуса. Как уже указывалось, без такого перевода использование доверенности в Украине невозможно.

Напоследок хотим отметить, что подготовка текста доверенности и ее оформление требуют основательного подхода с определением всех возможных аспектов и рисков его применения. Мы считаем, что такую работу лучше всего доверить специалистам данного дела. Наша команда с радостью поможет подготовить вам ту самую идеальную доверенность, которая будет работать по всей территории и в любых учреждениях Украины. Впрочем, если вы считаете, что справитесь самостоятельно, настоятельно рекомендуем при подготовке использовать рекомендации, изложенные в данной статье.