Закордонна довіреність: особливості, ризики та правильне оформлення

На сьогоднішній день громадяни України можуть оформити довіреність за кордоном двома способами. Перший – звернення до консульства або посольства України в тій країні, де перебуває особа. Цей шлях є доволі простим, оскільки уповноважені особи дипломатичного представництва, на прохання особи, можуть надати їй і перелік необхідних документів, і рекомендації щодо змісту довіреності або ж навіть шаблон необхідної довіреності. Проте, досить часто громадяни України не можуть оформити довіреність у дипломатичній установі через черги, відсутність зручного для запису часу, віддаленість установи або ж необхідність термінового оформлення довіреності. Крім того, наразі військовозобов’язані громадяни України також побоюються користуватися послугами консульств/посольств України через відомі всім причини.

В такому разі існує другий шлях, а саме звернення до місцевого нотаріуса. Проте, тут особа стикається із певними особливостями, які вона має контролювати особисто. Річ у тім, що у разі посвідчення довіреності в Україні, будь-який нотаріус переглядає текст довіреності і приводить його у відповідність до вимог законодавства, а також вносить певні положення, які на практиці є необхідними. Це робиться для того, щоб особа могла цю довіреність фактично використати. В свою чергу, іноземні нотаріуси лише встановлюють вашу особу та посвідчують ваш підпис на довіреності. Іноземний нотаріус просто не знає українського законодавства, а тому не може перевірити відповідність тексту довіреності його вимогам. Більше того, оскільки довіреність буде використовуватися в Україні, іноземному нотаріусу переважно байдуже чи правильно в ній прописані повноваження, органи, представники, тощо. Його відповідальність тут мінімальна, а відтак тягар правильного оформлення тексту довіреності лягає на плечі самої особи. В свою чергу, неналежний текст довіреності може мати наслідком неприйняття її українськими державними органами, банками, нотаріусами, що призведе до необхідності повторного посвідчення довіреності, а відтак особа додатково втрачає як грошові кошти, так і дорогоцінний час на передачу документа в Україну.

З огляду на це, в даній статті ми розберемо усі обов’язкові положення довіреностей, в залежності від їх типу та призначення, а також надамо рекомендації щодо необхідного змісту довіреностей задля їх успішного використання на території України.

*Проте слід зазначити, що інформація в даній статті актуальна не тільки для «закордонних» довіреностей, а й для довіреностей, що оформлюються на території України*

Отож, як нам каже стаття 244 Цивільного кодексу України, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Загалом, довіреність є універсальним інструментом, який дозволяє будь-якій особі уповноважити іншу особу на здійснення будь-яких дій від її імені.

Так, довіреність, як і будь-який інший письмовий документ, має певні обов’язкові вимоги до її змісту та форми її оформлення. При цьому, незалежно від типу та цільового призначення довіреності, є реквізити, які є аналогічними для усіх без виключення довіреностей.

Зокрема, такими реквізитами є:

• Інформація про довірителя, тобто про особу, яка видає довіреність. До такої інформації належить ПІБ особи, її громадянство, реквізити паспорту (а у випадку оформлення довіреності закордоном – реквізити закордонного паспорту), РНОКПП, адреса реєстрації, дата народження, тощо. Ця інформація необхідна для того, щоб будь-яка установа, державний орган або нотаріус могли ідентифікувати особу, що видала довіреність за її реквізитами. Саме тому радимо завжди зазначати в тексті довіреності РНОКПП довірителя, оскільки він є унікальним для кожної особи.
• Інформація про повіреного (повірених), тобто про особу (осіб), які будуть вчиняти дії від імені довірителя. Дані про повірених є ідентичними до вищевказаних, за винятком реквізитів закордонного паспорту – їх вказувати не потрібно. При цьому, зазначення РНОКПП та адреси місця реєстрації повіреного (повірених) є обов’язковою умовою для використання довіреності. Також, у випадку якщо повірених декілька, не зайвим буде зазначити, що кожен із повірених може вчиняти дії самостійно та незалежно один від одного.
• Дата вчинення довіреності. Інформація про дату оформлення довіреності є обов’язковим реквізитом, оскільки не зазначення таких даних матиме наслідком нікчемність самої довіреності на підставі частини 3 статті 247 Цивільного кодексу України.
• Строк дії довіреності. В кожній довіреності має бути зазначений строк її дії або положення про її безстроковість. І хоча чинним законодавством встановлено, що довіреність може бути безстроковою, на практиці, і нотаріуси, і банки, і державні органи досить скептично ставляться до таких документів. Більш того, питання можуть виникнути і до довіреностей, що видані зі строком дії від 3-х років і більше. Тому в даній частині радимо робити довіреності на строк від одного до трьох років.
• Можливість передоручення. Передоручення це можливість первинного повіреного оформити довіреність на іншу особу, але в рамках дорученого. Це дозволяє іншій особі діяти від імені довірителя, але в рамках повноважень, наданих первинному повіреному. Тобто, при складанні довіреності необхідно зазначити можливе чи неможливе здійснення передоручення.

Як вже зазначалося, зазначені реквізити є аналогічними для усіх без виключення довіреностей, незалежно від їх типу та цільового призначення. Водночас, обов’язковими положеннями довіреності є також інформація щодо повноважень представників, цільове призначення довіреності, органи, в яких повірений має право представляти інтереси особи. Однак така інформація буде змінюватися в залежності від обставин та завдань, на виконання яких надається довіреність.

Для прикладу розглянемо положення щодо органів, де повірений має право представляти інтереси довірителя. Зазвичай, такі органи зазначаються досить розлого, включаючи у себе всі державні органи, нотаріусів, банки, усіх фізичних та юридичних осіб, незалежно від форми власності.

Проте, якщо особа чітко знає у якому органі необхідно буде здійснювати представництво, наполегливо рекомендуємо зазначати саме цей орган.

Наприклад, якщо особі необхідно змінити місце реєстрації, у тексті довіреності необхідно чітко вказати відповідний Центр надання адміністративних послуг. Якщо довіреність пов’язана із відчуженням нерухомого майна, вказуємо як нотаріусів, так і державних реєстраторів, які проводять державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно. Довіреність, пов’язана із питаннями податків – зазначаємо Державну податкову службу України і відповідний структурний підрозділ. Реєстрація автомобіля – додаємо відповідні органи МВС України.

Таким чином, чітко зазначаючи орган, в якому необхідно здійснювати представництво інтересів довірителя, ми виключаємо потенційну відмову уповноважених осіб органу у прийнятті довіреності з підстави не зазначення в тексті довіреності саме їх органу, установи, підрозділу, тощо.

Щодо цільового призначення довіреності та повноважень представників, то зазначимо, що такі категорії є нерозривно пов’язаними між собою, адже необхідні повноваження випливають із самої цілі довіреності. Перелік повноважень має забезпечувати реалізацію не тільки самої цілі довіреності, а й включати ті дії, які необхідні для виконання дорученого на стадії підготовки або ж після виконання.

У зв’язку із цим, пропонуємо більше детально розглянути повноваження та інші особливості довіреностей, в залежності від питань, яких вони стосуються.

Немайнові довіреності

Немайнові довіреності стосуються представництва інтересів особи з питань, що не пов’язані із відчуженням чи управлінням його майном або ж набуттям ним права власності на майно. До прикладу, такими дорученнями можуть бути: отримання певних довідок або витягів, подання різних заяв до державних органів або представництво інтересів перед ними, зміна місця реєстрації проживання, здійснення певних дій на користь довірителя, тощо. При оформленні таких довіреностей необхідно чітко визначити перелік яких дій та в яких органах має право здійснювати повірений. Крім цього, варто передбачити право підпису повіреного на заявах, бланках, тощо, а також право на отримання довідок, витягів та інших документів.

Майнові довіреності, а саме:

• Щодо нерухомого майна. У довіреностях, що пов’язані із управлінням належним особі нерухомим майном, завжди зазначається об’єкт нерухомого майна щодо якого така довіреність видається. При чому, необхідно вказувати індивідуальні характеристики такого майна, а саме: найменування (квартира, будинок, земельна ділянка, нежитлове приміщення), загальну площу, адресу, кадастровий номер земельної ділянки та реєстраційний номер об’єкту. Таке зазначення є обов’язковим для здійснення угод щодо нерухомого майна на підставі довіреності. У разі якщо особа видає довіреність для купівлі певного конкретного майна, радимо також вказувати його індивідуальні характеристики, якщо вони відомі. Більш того, якщо особа планує подарувати своє нерухоме майно, то у довіреності має бути вказано не тільки майно, що дарується, а й особу на користь якої здійснюється дарування. Щодо повноважень, то необхідно зазначати усі повноваження, які пов’язані із ціллю довіреності. Якщо це відчуження або набуття майна, то до повноважень (окрім самого відчуження або набуття) необхідно додати також право на ведення переговорів, підписання відповідного договору, на замовлення звіту про оцінку вартості майна, на сплату податків та зборів, а також на отримання чи передачу грошових коштів за укладеними договорами, тощо. Якщо це передача чи отримання майна в оренду, то до повноважень додаємо право на ведення переговорів, підписання договорів, актів приймання-передачі майна, додаткових угод, на представництво інтересів щодо надання комунальних послуг, а також на сплату чи отримання орендної плати, тощо.
• Щодо рухомого майна. Як і в довіреностях щодо нерухомого майна, радимо чітко визначати його характеристики. Зазвичай дані довіреності стосуються транспортних засобів, а тому в таких довіреностях радимо зазначати дані ТЗ згідно його свідоцтва про реєстрацію, а саме: марка, модель, колір, рік випуску, VIN-код, номерний знак, та реквізити свідоцтва про реєстрацію (серія та номер, дата видачі, орган що видав). До повноважень радимо додавати, у разі відчуження ТЗ: право на представництво інтересів в органах МВС України щодо перереєстрації ТЗ, на користування ТЗ, на отримання коштів від продажу та на сплату необхідних податків та зборів. У разі оформлення довіреності на користування, то до повноважень доцільно буде додати право повіреного на укладення договорів страхування та технічного обслуговування, на сплату штрафів, тощо. Якщо авто має виїхати закордон, то обов’язково додається право повіреного на виїзд з території України на даному автомобілі.
• Щодо корпоративних прав. Такі довіреності зазвичай поділяються на три види: щодо відчуження/набуття корпоративних прав, щодо управління юридичної особою та щодо створення юридичних осіб. У випадку оформлення довіреності на створення юридичною особи, у повноваженнях повіреного необхідно зазначати право на підписання усіх установчих документів юридичної особи (статут, протокол про створення, структура власності, заява на реєстрацію, тощо). Бажану назву, напрями діяльності, адресу, розподіл вкладів до статутного капіталу юридичної особи також можна вказувати у довіреності або ж залишати на розсуд повіреного. Якщо ж довіреність оформлюється щодо вже зареєстрованої юридичної особи, у тексті обов’язково зазначається її назва та ідентифікаційний код. Тобто, якщо особа власник частки в статутному капіталі юридичної особи і бажає її відчужити, у тексті довіреності обов’язково вказується її назва і ідентифікаційний код. До повноважень в такому випадку обов’язково додається право повіреного на підписання акту приймання-передачі частки в статутному капіталі, оскільки перехід права власності на частку реєструється саме на підставі акту приймання-передачі. Якщо ж особа, як власник частки, оформлює довіреність з метою управління юридичною особою (наприклад зміна директора чи адреси, збільшення статутного капіталу тощо), то до повноважень необхідно додавати право повіреного на голосування на загальних зборах учасників та право на прийняття відповідних рішень.

Підсумовуючи усе викладене, можемо надати одну, спільну для всіх довіреностей рекомендацію – деталізуйте усі дії, що має вчинити повірений та усі повноваження повіреного, що можуть стати йому в нагоді при виконанні дорученого. Також не забувайте визначати органи, в яких повірений має право представляти інтереси довірителя.

І наостанок поговоримо про особливості перекладу іноземних довіреностей.

Для використання іноземної довіреності в Україні, вона обов’язково має бути перекладена на українську мову. При цьому, переклад має бути посвідчений українським нотаріусом.

Звертаємо увагу, що перекладу на українську мову підлягає:

1. Текст довіреності.
2. Нотаріальний напис іноземного нотаріуса.
3. Апостиль, проставлений в іноземній країні (якщо такий є).

Відсутність перекладу будь-якої із даних частин довіреності автоматично унеможливлює її використання в Україні.

Тобто, якщо особа оформила довіреність за кордоном та передала її в Україну, першочергово довіреність необхідно перекласти. На даний час, майже усі бюро перекладів співпрацюють зі своїми нотаріусами та без проблем організовують нотаріальний переклад документів з будь-якої мови. З огляду на це, переклад довіреності в України не є проблематичним, але такий крок необхідний для успішного використання довіреності.

Крім цього, звертаємо увагу, що досить часто, нотаріуси в Польщі, Молдові, Румунії, Словаччині, тощо можуть посвідчити довіреність одразу на українській мові. Тобто, текст довіреності викладається українською мовою, а нотаріальний напис – іноземною мовою. За таких обставин, сам текст довіреності не перекладається, але обов’язковому перекладу підлягає нотаріальний напис нотаріуса. Як вже вказувалося, без такого перекладу використання довіреності в України неможливе.

Наостанок хочемо зазначити, що підготовка тексту довіреності та її оформлення вимагають ґрунтовного підходу із визначенням усіх можливих аспектів та ризиків її застосування. Ми вважаємо, що таку роботу краще за все доручити фахівцям даної справи. Наша команда з радістю допоможе підготувати вам ту саму ідеальну довіреність, яка буде працювати по всій території та в будь-яких установах України. Втім, якщо ви вважаєте, що впораєтесь самотужки, наполегливо радимо при підготовці використовувати рекомендації, що викладені у даній статті.