По-новому: как правильно оформлять документы по новому стандарту
С 1 сентября 2021г. вступает в силу новый Национальный стандарт ДСТУ 4163: 2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Нововведение внедряет изменения ко всем организационно-правовым документам: как бумажным, так и электронным – которые создаются в результате деятельности всех без исключения предприятий (независимо от формы собственности или функционально-целевого назначения), государственных органов и органов местного самоуправления, организаций и т.п. Соблюдение стандарта является обязательным для юридических лиц, но добровольным – для ФЛП.
1. Реквизиты документа
Сравнивая с предыдущим стандартом ДСТУ 4163:2003, общее количество реквизитов не изменилось – их по-прежнему 32. Однако изъято реквизит № 3 Изображение наград как такой, что не применяется при изготовлении бланков современных юридических лиц. Зато введен новый реквизит № 28 Отметка об ознакомлении с документом, который используется для оформления факта ознакомления работников с соответствующими документами, которые касаются кадровых вопросов.
Детальніше в таблиці:
Реквизит | ДСТУ 4163:2003
(было) |
ДСТУ 4163:2020
(стало) |
Изображения наград | № 3 | – |
Отметка об ознакомлении с документом | – | № 28 |
Название вида документа | № 10 | № 09 |
Дата документа | № 11 | № 10 |
Регистрационный индекс документа | № 12 | № 11 |
2. Подпись: вместо инициалов – имя
Согласно п. 5.22 подпись должна содержать наименование должности лица-подписанта, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию (заглавными буквами).
Например:
|
||
Директор ООО «Грушка» | Личная подпись | Степан ХРУЩ |
Важно! В случае отсутствия должностного лица, его должность, имя и фамилия перечеркиваются (рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать) – а сверху указывается фактическая должность, имя и фамилия лица, подписывающего документ. Запрещается формулировка «ЗА» и наклонная черта « / ».
Например:
|
||
Заместитель директора | Личная подпись | Василий ИВАЩЕНКО |
Директор ООО «Грушка» | Степан ХРУЩ |
Это правило касается, в частности, и оформления визирования, утверждения, ознакомления, заверения копий и т.п.
|
Например: |
1. | УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Грушка» Личная подпись Степан ХРУЩ |
2. | С должностной инструкцией ознакомлена:
Личная подпись Ольга НАГОРНАЯ 01.09.2021 |
3. | Директору ООО «Грушка»
Степану ХРУЩУ |
3. Почтовый адрес
Отныне, реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса и/или офиса (в случае необходимости), название населенного пункта, района, области и почтовый индекс.
4. Дата документа
Дату в документе, согласно новому ДСТУ, отмечают также в случае визирования, ознакомления, при заверении копии, поступления документа к юридическим лицам, а также во время их выполнения.
Кроме того, во время словесно-цифрового оформления даты, дни месяца (с 1 по 9 число) указывают с нулем. Например: 01 сентября 2021 года или 01 сентября 2021 г. Однако в случае оформления даты цифровым способом, слова «год» и «года», или их сокращение – не указываются вообще.
5. Место составления документа
Место составления указывается на всех документах, за исключением писем, и должно соответствовать названию населенного пункта согласно классификатору объектов административно-территориального устройства Украины (КОАТУУ).
Например:
- г. Одеса;
- г. Люботин Харьковской области;
- г. Хотин Хотинского района Черновицкой области;
- но Киев (пишется без слова «город» и сокращения!).
6. Печать
В новом стандарте отмечается, что оттиск печати должен охватывать лишь последние несколько букв наименования должности, но ни в коем случае не личную подпись.
7. Особенности шрифта и текста документов
Шрифт
|
Times New Roman |
Размер шрифта
|
12-14 |
Размер шрифта для реквизитов:
— «Справочные данные о юридическом лице»; — «Код юридического лица»; — «Сведения об исполнителе документа. |
8-12 |
Размер шрифта для реквизита «Название вида документа»
|
14-16 |
Вид шрифта для реквизитов:
- «Наименование юридического лица»; - «Наименование структурного подразделения юридического лица»; - «Название вида документа»; - «Заголовок к тексту документа» и т.п. |
полужирный прямой шрифт |
Межстрочный интервал | для формата аркуша А4 – 1-1,5;
для формата А5 – 1. |
Размеры отступов от границы левого поля документа | для абзацев в тексте - – 10 мм,
для реквизита «Адресат» – 90 мм, для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу» – 100 мм. |
Кроме того, по новому стандарту разрешается печатать и на лицевой, и на оборотной стороне листа тексты документов временного срока хранения – до 10 лет включительно.
Услуги юридической компании Доминанта
Оставить комментарий:
Контакты
Выберите город
-
Одесса
пр-т Гагарина, 12А,БЦ «Шевченковский», эт. 12