По-новому: как правильно оформлять документы по новому стандарту

Нововведение внедряет изменения ко всем организационно-правовым документам: как бумажным, так и электронным – которые создаются в результате деятельности всех без исключения предприятий (независимо от формы собственности или функционально-целевого назначения), государственных органов и органов местного самоуправления, организаций и т.п. Соблюдение стандарта является обязательным для юридических лиц, но добровольным – для ФЛП.

1. Реквизиты документа

Сравнивая с предыдущим стандартом ДСТУ 4163:2003, общее количество реквизитов не изменилось – их по-прежнему 32. Однако изъято реквизит № 3 Изображение наград как такой, что не применяется при изготовлении бланков современных юридических лиц. Зато введен новый реквизит № 28 Отметка об ознакомлении с документом, который используется для оформления факта ознакомления работников с соответствующими документами, которые касаются кадровых вопросов.

Детальніше в таблиці:

Реквизит	ДСТУ 4163:2003 (было)	ДСТУ 4163:2020 (стало)
Изображения наград	№ 3	–
Отметка об ознакомлении с документом	–	№ 28
Название вида документа	№ 10	№ 09
Дата документа	№ 11	№ 10
Регистрационный индекс документа	№ 12	№ 11

2. Подпись: вместо инициалов – имя

Согласно п. 5.22 подпись должна содержать наименование должности лица-подписанта, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию (заглавными буквами).

Например:
Директор ООО «Грушка»	Личная подпись	Степан ХРУЩ

Важно! В случае отсутствия должностного лица, его должность, имя и фамилия перечеркиваются (рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать) – а сверху указывается фактическая должность, имя и фамилия лица, подписывающего документ. Запрещается формулировка «ЗА» и наклонная черта « / ».

Например:
Заместитель директора	Личная подпись	Василий ИВАЩЕНКО
Директор ООО «Грушка»		Степан ХРУЩ

Это правило касается, в частности, и оформления визирования, утверждения, ознакомления, заверения копий и т.п.

	Например:
1.	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Грушка» Личная подпись        Степан ХРУЩ
2.	С должностной инструкцией ознакомлена: Личная подпись        Ольга НАГОРНАЯ 01.09.2021
3.	Директору ООО «Грушка» Степану ХРУЩУ

3. Почтовый адрес

Отныне, реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса и/или офиса (в случае необходимости), название населенного пункта, района, области и почтовый индекс.

4. Дата документа

Дату в документе, согласно новому ДСТУ, отмечают также в случае визирования, ознакомления, при заверении копии, поступления документа к юридическим лицам, а также во время их выполнения.

Кроме того, во время словесно-цифрового оформления даты, дни месяца (с 1 по 9 число) указывают с нулем. Например: 01 сентября 2021 года или 01 сентября 2021 г. Однако в случае оформления даты цифровым способом, слова «год» и «года», или их сокращение – не указываются вообще.

5. Место составления документа

Место составления указывается на всех документах, за исключением писем, и должно соответствовать названию населенного пункта согласно классификатору объектов административно-территориального устройства Украины (КОАТУУ).

Например:

• г. Одеса;
• г. Люботин Харьковской области;
• г. Хотин Хотинского района Черновицкой области;
• но Киев (пишется без слова «город» и сокращения!).

6. Печать

В новом стандарте отмечается, что оттиск печати должен охватывать лишь последние несколько букв наименования должности, но ни в коем случае не личную подпись.

7. Особенности шрифта и текста документов

Шрифт	Times New Roman
Размер шрифта	12-14
Размер шрифта для реквизитов: — «Справочные данные о юридическом лице»; — «Код юридического лица»; — «Сведения об исполнителе документа.	8-12
Размер шрифта для реквизита «Название вида документа»	14-16
Вид шрифта для реквизитов: - «Наименование юридического лица»; - «Наименование структурного подразделения юридического лица»; - «Название вида документа»; - «Заголовок к тексту документа» и т.п.	полужирный прямой шрифт
Межстрочный интервал	для формата аркуша А4 – 1-1,5; для формата А5 – 1.
Размеры отступов от границы левого поля документа	для абзацев в тексте - – 10 мм, для реквизита «Адресат» – 90 мм, для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу» – 100 мм.

Кроме того, по новому стандарту разрешается печатать и на лицевой, и на оборотной стороне листа тексты документов временного срока хранения – до 10 лет включительно.