По-новому: как правильно оформлять документы по новому стандарту

С 1 сентября 2021г. вступает в силу новый Национальный стандарт ДСТУ             4163: 2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

Ющенко Алексей Петрович

руководитель корпоративной практики, адвокат

Нововведение внедряет изменения ко всем организационно-правовым документам: как бумажным, так и электронным – которые создаются в результате деятельности всех без исключения предприятий (независимо от формы собственности или функционально-целевого назначения), государственных органов и органов местного самоуправления, организаций и т.п. Соблюдение стандарта является обязательным для юридических лиц, но добровольным – для ФЛП.

1. Реквизиты документа

Сравнивая с предыдущим стандартом ДСТУ 4163:2003, общее количество реквизитов не изменилось – их по-прежнему 32. Однако изъято реквизит № 3 Изображение наград как такой, что не применяется при изготовлении бланков современных юридических лиц. Зато введен новый реквизит № 28 Отметка об ознакомлении с документом, который используется для оформления факта ознакомления работников с соответствующими документами, которые касаются кадровых вопросов.

Детальніше в таблиці:

Реквизит ДСТУ 4163:2003

(было)

ДСТУ 4163:2020

(стало)

Изображения наград № 3
Отметка об ознакомлении с документом № 28
Название вида документа № 10 № 09
Дата документа № 11 № 10
Регистрационный индекс документа № 12 № 11

2. Подпись: вместо инициалов – имя

Согласно п. 5.22 подпись должна содержать наименование должности лица-подписанта, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию (заглавными буквами).

Например:

 

Директор ООО «Грушка» Личная подпись Степан ХРУЩ

Важно! В случае отсутствия должностного лица, его должность, имя и фамилия перечеркиваются (рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать) – а сверху указывается фактическая должность, имя и фамилия лица, подписывающего документ. Запрещается формулировка «ЗА» и наклонная черта « / ».

Например:

 

Заместитель директора Личная подпись Василий ИВАЩЕНКО
Директор ООО «Грушка»   Степан ХРУЩ

Это правило касается, в частности, и оформления визирования, утверждения, ознакомления, заверения копий и т.п.

 

 

Например:
1. УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Грушка»

Личная подпись        Степан ХРУЩ

2. С должностной инструкцией ознакомлена:

Личная подпись        Ольга НАГОРНАЯ

01.09.2021

3. Директору ООО «Грушка»

Степану ХРУЩУ

3. Почтовый адрес

Отныне, реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса и/или офиса (в случае необходимости), название населенного пункта, района, области и почтовый индекс.

4. Дата документа

Дату в документе, согласно новому ДСТУ, отмечают также в случае визирования, ознакомления, при заверении копии, поступления документа к юридическим лицам, а также во время их выполнения.

Кроме того, во время словесно-цифрового оформления даты, дни месяца (с 1 по 9 число) указывают с нулем. Например: 01 сентября 2021 года или 01 сентября 2021 г. Однако в случае оформления даты цифровым способом, слова «год» и «года», или их сокращение – не указываются вообще.

5. Место составления документа

Место составления указывается на всех документах, за исключением писем, и должно соответствовать названию населенного пункта согласно классификатору объектов административно-территориального устройства Украины (КОАТУУ).

Например:

  • г. Одеса;
  • г. Люботин Харьковской области;
  • г. Хотин Хотинского района Черновицкой области;
  • но Киев (пишется без слова «город» и сокращения!).

6. Печать

В новом стандарте отмечается, что оттиск печати должен охватывать лишь последние несколько букв наименования должности, но ни в коем случае не личную подпись.

7. Особенности шрифта и текста документов

Шрифт

 

Times New Roman
Размер шрифта

 

12-14
Размер шрифта для реквизитов:

— «Справочные данные о юридическом лице»;

— «Код юридического лица»;

— «Сведения об исполнителе документа.

8-12
Размер шрифта для реквизита «Название вида документа»

 

14-16
Вид шрифта для реквизитов:

- «Наименование юридического лица»;

- «Наименование структурного подразделения юридического лица»;

- «Название вида документа»;

- «Заголовок к тексту документа» и т.п.

полужирный прямой шрифт
Межстрочный интервал для формата аркуша А4 – 1-1,5;

для формата А5 – 1.

Размеры отступов от границы левого поля документа для абзацев в тексте - – 10 мм,

для реквизита «Адресат» – 90 мм,

для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу» – 100 мм.

Кроме того, по новому стандарту разрешается печатать и на лицевой, и на оборотной стороне листа тексты документов временного срока хранения – до 10 лет включительно.

Контакты

Выберите город