По-новому: як правильно оформлювати документи за новим стандартом

Нововведення впроваджує зміни до усіх організаційно-правових документів: як паперових, так і електронних – що створюються в результаті діяльності усіх без винятку підприємств (незалежно від форми власності чи функціонально-цільового призначення), державних органів та органів місцевого самоврядування, організацій тощо. Дотримання стандарту є обов’язковим для юридичних осіб, але добровільним – для ФОПів.

1. Реквізити документу

Порівнюючи з попереднім стандартом ДСТУ 4163:2003, загальна кількість реквізитів не змінилася – їх, як і раніше, 32. Однак, вилучено реквізит № 3 «Зображення нагород» як такий, що не застосовується під час виготовлення бланків сучасних юридичних осіб. Натомість, впроваджено новий – реквізит № 28 «Відмітка про ознайомлення з документом», що використовується для оформлення факту ознайомлення працівників з відповідними документами, що стосуються кадрових питань. Детальніше в таблиці:

Реквізит	ДСТУ 4163:2003 (було)	ДСТУ 4163:2020 (стало)
Зображення нагород	№ 3	–
Відмітка про ознайомлення з документом	–	№ 28
Назва виду документа	№ 10	№ 09
Дата документа	№ 11	№ 10
Реєстраційний індекс документа	№ 12	№ 11

2. Підпис: замість ініціалів – ім’я

Згідно з п. 5.22 підпис має містити найменування посади особи-підписанта, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я та прізвище (великими літерами).

Наприклад:
Директор ТОВ «Грушка»	Особистий підпис	Степан ХРУЩ

Важливо! У разі відсутності посадової особи, її посада, власне ім’я та прізвище перекреслюються (рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати) – а зверху зазначається фактична посада, власне ім’я та прізвище особи, що підписує документ. Забороняється формулювання «ЗА» та похила риска « / ».

Наприклад:
Заступник директора	Особистий підпис	Василь ІВАЩЕНКО
Директор ТОВ «Грушка»		Степан ХРУЩ

Це правило стосується, зокрема, й оформлення візування, затвердження, ознайомлення, засвідчення копій тощо.

	Наприклад:
1.	ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Грушка» Особистий підпис        Степан ХРУЩ
2.	З посадовою інструкцією ознайомлена: Особистий підпис        Ольга НАГОРНА 01.09.2021
3.	Директору ТОВ «Грушка» Степану ХРУЩУ

3. Поштова адреса

Відтепер, реквізити поштової адреси зазначаються у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу та/або офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області та поштовий індекс.

4. Дата документу

Дату в документі, згідно з новим ДСТУ зазначають також у разі візування, ознайомлення, при засвідченні копії, надходження документу до юридичних осіб, а також при їх виконанні.

Окрім того, при словесно-цифровому оформленні дати дні місяця (з 1 по 9 число) вказують з нулем. Наприклад: 01 вересня 2021 року або 01 вересня 2021 р. Однак, при оформленні дати цифровим способом слова «рік» та «року», або ж їх скорочення – не зазначаються взагалі.

5. Місце складання документу

Місце складання зазначається на всіх документах, за винятком листів, і має відповідати назві населеного пункту згідно з Класифікатором об’єктів адміністративно-територіального устрою України (КОАТУУ).

Наприклад:

• м. Одеса;
• м. Люботин Харківської області;
• м. Хотин Хотинського району Чернівецької області;
• але Київ (пишеться без слова «місто» та скорочення!).

6. Печатка

У новому стандарті зазначається, що відбиток печатки повинен охоплювати лише останні кілька літер найменування посади, але в жодному разі не особистий підпис.

7. Особливості шрифту та тексту документів

Шрифт	Times New Roman
Розмір шрифта	12-14
Розмір шрифта для реквізитів: — «Довідкові дані про юридичну особу»; — «Код юридичної особи»; — «Відомості про виконавця документа» тощо.	8-12
Розмір шрифта для реквізиту «Назва виду документа»	14-16
Вид шрифту для реквізитів: — «Найменуваня юридичної особи»; — «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»; — «Назва виду документа»; — «Заголовок до тексту документа» тощо.	напівжирний прямий шрифт
Міжрядковий інтервал	для формату аркуша А4 – 1-1,5; для формату А5 – 1.
Розміри відступів від межі лівого поля документа	для абзаців у тексті – 10 мм, для реквізиту «Адресат» – 90 мм, для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» – 100 мм.

Окрім того, за новим стандартом дозволяється друкувати і на лицьовому, і на зворотному боці аркуша тексти документів тимчасового строку зберігання – до 10 років включно.