Документам яких держав не потрібна легалізація або апостиль для пред’явлення їх в Україні?

Такими документами можуть бути довіреності, різноманітні заяви, згоди на вчинення певних дій, тощо. Усі ці документи мають одну спільну особливість – вони мають бути належним чином оформлені та легалізовані або апостильовані.

Загалом, існує три основні способи оформлення документів від імені громадянина України за кордоном, а саме:

• Оформлення документу безпосередньо у консульстві/посольстві України в тій країні, де знаходиться людина.
• Оформлення документу у місцевого нотаріуса із подальшою його легалізацією в консульстві/посольстві України.
• Оформлення документу у місцевого нотаріуса із подальшим проставленням апостилю на документі (для країн, що є учасницями Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)).

Нагадаємо, що «Апостиль» - це спрощена процедура легалізації документів, а саме: штамп, який засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ.

Проставлення апостилю безсумнівно є найпоширенішим способом легалізації документів, оскільки майже всі цивілізовані країни дозволяють саме такий спосіб легалізації.

Проте, існують країни, в яких громадяни України можуть підписати документи без застосування процедури їх легалізації в консульстві або шляхом проставлення штампу «апостиль».

Тобто в країнах, перелік яких буде зазначений нижче, ви можете піти до будь-якого місцевого нотаріуса, підписати необхідний документ та передати його в Україну.

І вже в Україні, для успішного використання документа за призначенням, потрібно буде зробити його нотаріальний переклад на українську мову. Зазначимо, що перекладу підлягає як сам текст документу, так і нотаріальний напис, що вчинений іноземним нотаріусом. Після цього, документ може бути прийнятий будь-яким українським державним органом, нотаріусом, банком тощо.

На теперішній час, враховуючи постійний документообіг, який ми забезпечуємо для наших клієнтів, в рамках юридичної допомоги, можемо надати наступні рекомендації щодо відсутності необхідності апостилювання документів.

Так, у відносинах з наступними країнами жодна легалізація чи проставлення апостилю не потребується. Оформлюючи документи в цих країнах достатньо лише нотаріального засвідчення підпису особи.

1. Болгарія – на підставі Договору між Україною та Республікою Болгарія про правову допомогу в цивільних справах від 2004 року.
2. Молдова – на підставі Договору між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 1993 року.
3. Польща – на підставі Договору між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 1993 року.
4. Румунія – на підставі Договору між Україною і Румунією про правову допомогу та правові відносини в цивільних справах від 2002 року. Однак проставлення апостилю в цій країні не потребується якщо мова йде про довіреність, заяву, чи згоду. Проте, якщо це інший вид документу, необхідно уточнювати необхідність легалізації додатково.

Також є країни, у відносинах з якими проставлення апостилю не потребується, проте на практиці, досить часто і українські нотаріуси і державні органи не приймають документи, оформлені в цих країнах без проставлення апостилю. Тому, якщо ви оформлюєте документи в цих країнах, рекомендуємо додатково проставити апостиль.

1. Чехія – на підставі Договору між Україною і Чеською Республікою про правову допомогу і правові відносини у цивільних справах від 2001 року.
2. Грузія (не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню Автономну область Південної Осетії) – на підставі Договору між Україною і Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах від 1995 року. В цій країні рекомендуємо ставити апостиль, так як в найближчий час можуть бути зміни щодо документообігу з Україною.
3. Естонія – на підставі Договору між Україною і Естонською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах від 1995 року.
4. Латвія – на підставі Договору між Україною і Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 1995 року.
5. Литва – на підставі Договору між Україною і Литовською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 1993 року.
6. Республіка Північна Македонія – на підставі Договору між Україною та Республікою Македонія про правову допомогу в цивільних справах від 2000 року.
7. Узбекистан – на підставі Договору між Україною і Республікою Узбекистан про правову допомогу правові відносини у цивільних і сімейних справах від 1998 року. В даному випадку, апостиль краще ставити, так як Договір діє по питанням правової допомоги державним органам по прикладу допомоги в розкритті кримінальних справ або судових проваджень зі злочинцями по державним зрадам та т.д., однак при цьому по цивільним справам формулювання не конкретне та може викликати дискусії.

Що це за договори, про які ми частково згадали вище.

Після виходу України з Мінської Конвенції з 19 травня 2024 року, правове співробітництво у цивільних і кримінальних справах здійснюється на підставі:

• двосторонніх міжнародних договорів України з відповідними державами-учасницями Мінської конвенції;
• багатосторонніх міжнародно-правових інструментів, що діють в рамках Ради Європи, ООН, Гаазької конференції з міжнародного приватного права, чинних у відносинах з відповідними державами.

При відсутності міжнародного договору співробітництво судів та інших компетентних органів у цивільних і кримінальних справах здійснюватиметься згідно з внутрішнім законодавством на основі принципу взаємності.

За умовами міжнародних договорів України про правову допомогу, усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь-якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони.

Втім, аналізуючи практичний підхід до легалізації іноземних документів, рекомендуємо Вам консультуватися з українськими юристами щодо кожного окремого документу. Такий підхід дозволить вам впевнено робити документи за кордоном та не переробляти їх зайвий раз, що зекономить вам як кошти, так і час на оформлення та пересилання документів.

У тому випадку, якщо у вас виникнуть додаткові питання, будем раді допомогти в отриманні необхідних відповідей.