Електронне листування як доказ у суді: як підтвердити відправлення та отримання e-mail

Електронна пошта давно стала звичним способом ділового спілкування. Через e-mail сторони погоджують умови співпраці, направляють заявки, рахунки, акти, претензії, повідомлення, проєкти документів та іншу важливу інформацію.

Однак щойно між сторонами виникає спір, нерідко з'являється знайоме заперечення про те, що лист не було отримано.

Іноді до нього додаються інші пояснення: лист нібито потрапив у папку «Спам», відповідною електронною адресою ніхто не користувався або взагалі невідомо, хто саме відправив повідомлення.

Чи означає це, що електронне листування втрачає доказове значення? Ні.

Сучасна практика Верховного Суду виходить із того, що електронне листування може бути повноцінним доказом у справі. Водночас результат залежатиме від того, що саме сторона прагне довести: факт відправлення листа, його авторство, зміст чи саме факт його отримання адресатом, і які докази вона зберегла.

Чи є електронний лист доказом у суді?

Так, за змістом статті 96 Господарського процесуального кодексу України електронними доказами є інформація в електронній формі, що містить дані про обставини, які мають значення для справи. До таких доказів належать, зокрема, електронні документи, текстові та мультимедійні повідомлення, метадані, бази даних та інші цифрові дані.

Верховний Суд неодноразово наголошував, що листування шляхом надсилання електронних листів давно стало частиною ділових звичаїв в Україні.

У постанові від 03.08.2022 у справі № 910/5408/21 Касаційний господарський суд у складі Верховного Суду зазначив, що електронне листування є усталеним звичаєм ділового обороту і саме по собі не потребує спеціального договірного врегулювання.

Велика Палата Верховного Суду у постанові від 21.06.2023 у справі № 916/3027/21 підтвердила: повідомлення разом із додатками, відправлені електронною поштою або через месенджери, є електронними доказами та повинні оцінюватися судом у сукупності з іншими доказами у справі.

Отже, сама по собі електронна форма листування не є підставою для того, щоб суд відкинув такий доказ.

Електронний доказ і електронний документ - не одне й те саме

Це принципова відмінність. Електронний документ - лише один із видів електронних доказів. Поняття «електронний доказ» значно ширше і може включати будь-яку інформацію в цифровій формі, яка має значення для вирішення спору.

Саме тому аргумент: «На листі немає КЕП, отже, він не є доказом» - далеко не завжди працює.

Верховний Суд у справі № 910/5408/21 прямо зазначив, що поняття електронного документа та електронного доказу не є тотожними. До електронних доказів належать, зокрема, повідомлення, направлені електронною поштою або іншими засобами електронного зв'язку.

Це особливо важливо для звичайного комерційного листування, де сторони переважно не накладають кваліфікований електронний підпис на кожен e-mail.

Чи потрібен КЕП для звичайного листування?

Не завжди, у постанові КГС ВС від 13.10.2021 у справі № 923/1379/20 Верховний Суд звернув увагу, що законодавством справді передбачені випадки, коли електронний підпис є обов'язковим.

Однак така вимога загалом не поширюється на звичайне комерційне, ділове чи особисте листування електронною поштою між приватними особами, якщо сторони самі не домовилися про інше.

У таких відносинах допускається виходити з того, що повідомлення направила особа, зазначена як відправник електронного листа або яка підписала текст повідомлення від свого імені.

Відсутність КЕП сама по собі не означає, що відправника неможливо ідентифікувати.

Тому в судовому спорі важливо аналізувати не тільки наявність підпису, а й:

• з якої адреси відправлено лист;
• кому належала ця адреса;
• чи використовувалася вона сторонами раніше;
• хто зазначений у листі як відправник;
• чи містить повідомлення підпис конкретної особи;
• чи продовжував адресат після цього листування;
• чи відповідав він на отримані повідомлення;
• чи підтверджує зміст наступної переписки обізнаність із попереднім листом.

Як довести факт відправлення e-mail?

Однією з найважливіших для цього питання є постанова Об'єднаної палати КГС ВС від 15.07.2022 у справі № 914/1003/21. Верховний Суд звернув увагу, що сам електронний лист містить інформацію про факт відправлення повідомлення, електронну адресу відправника, час відправлення та адресатів листа. Якщо документи подаються до суду в паперовій формі, електронний лист може бути наданий у вигляді роздруківки.

У цій справі сторона підтверджувала направлення заявок скріншотами листування та роздруківками електронної пошти. Верховний Суд визнав, що такі роздруківки листів і додатків до них є паперовими копіями електронних доказів.

Отже, для доведення факту відправлення бажано зберегти не лише текст документа, який був вкладений у лист, а сам e-mail, з якого видно: адресу відправника; адресу одержувача; дату та час відправлення; тему листа; текст повідомлення; перелік вкладених файлів.

Чим більше таких елементів можливо встановити, тим складніше опоненту обмежитися простим твердженням про те, що «такого листа не було».

А як довести, що адресат лист отримав?

В даному випадку, необхідно розрізняти технічний факт відправлення повідомлення та юридичний факт одержання конкретного електронного документа.

Стаття 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» передбачає спеціальні правила щодо моменту одержання електронного документа. Зокрема, значення може мати отримання автором відповідного підтвердження від адресата, якщо інше не передбачене законодавством або домовленістю сторін.

Тому не варто виходити з надто спрощеної формули: відправлено – отже, юридично доведено, що адресат усе отримав.

Потрібно враховувати характер документа, умови договору, узгоджений сторонами спосіб комунікації та інші докази.

Водночас факт отримання або принаймні обізнаності адресата зі змістом листа може підтверджуватися цілою сукупністю обставин.

Наприклад:

1. Відповіддю на цей e-mail

   Якщо адресат відповідає на повідомлення і зі змісту відповіді видно, що він ознайомився з попереднім листом, заперечувати його отримання стає значно складніше.

   У практиці Верховного Суду згадується так звана доктрина «листа у відповідь»: якщо доведено, що повідомлення направлялося конкретній особі, її відповідь, яка змістовно пов'язана з попереднім повідомленням, може підтверджувати автентичність листування.

2. Подальшою поведінкою адресата

   Наприклад, після направлення документа контрагент:

   • почав його виконувати;
   • надав зауваження щодо його змісту;
   • направив документи, про які його просили саме в цьому листі;
   • послався на отриману інформацію в іншій переписці;
   • вчинив інші дії, які важко пояснити без ознайомлення з повідомленням.

   Такі обставини можуть оцінюватися судом разом з електронним листуванням.

3. Попереднім системним листуванням із тієї самої адреси

   Якщо сторона протягом тривалого часу використовувала конкретну адресу, отримувала з неї документи та відповідала на них, а заперечення щодо адреси виникли лише після появи спору, це також має значення при оцінці доказів.

«Лист потрапив у спам»

Саме це пояснення дедалі частіше використовується у спорах.

Таке твердження саме по собі не спростовує доказів того, що повідомлення було відправлено на конкретну електронну адресу. Однак і автоматично прирівнювати факт відправлення до юридично значимого одержання документа в усіх випадках також не можна.

Суд досліджуватиме ситуацію комплексно:

• чи була адреса правильною;
• чи зазначена вона в договорі;
• чи використовували сторони її раніше;
• чи існували домовленості про листування електронною поштою;
• чи повернув поштовий сервер повідомлення про неможливість доставки;
• чи наявні інші технічні дані щодо листа;
• чи вчиняв адресат після цього дії, які свідчать про його обізнаність;
• чи передбачав договір спеціальний момент, з якого повідомлення вважається отриманим.

Отже, аргумент про «спам» необхідно оцінювати не ізольовано, а разом з усіма доказами у справі.

А якщо адресат видалив лист?

Видалення листа з поштової скриньки адресата також не означає автоматичного зникнення всіх доказів його існування.

У відправника може залишатися:

• оригінал повідомлення у папці «Надіслані»;
• повні технічні заголовки листа;
• метадані;
• Message-ID;
• відомості про дату й час відправлення;
• інформація про адресу одержувача;
• вкладені файли;
• відповіді адресата;
• подальше листування, яке пов'язане зі змістом спірного повідомлення.

Саме тому при виникненні конфлікту важливо не обмежуватися скріншотом, а зберегти першоджерело електронного доказу.

Метадані: «цифровий відбиток» електронного доказу

У 2026 році Верховний Суд окремо акцентував увагу на значенні метаданих.

У презентації судді Великої Палати Верховного Суду Віталія Уркевича «Електронні докази в господарському процесі: практика Верховного Суду» метадані названі своєрідним «цифровим відбитком» електронного доказу.

Вони можуть містити інформацію про: дату та час створення документа; дату його зміни; автора; дату та час направлення даних; іншу технічну інформацію про електронний об'єкт.

Для електронної пошти важливими можуть бути, зокрема, технічні заголовки повідомлення та унікальний ідентифікатор Message-ID.

Особливого значення такі дані набувають тоді, коли друга сторона не просто заперечує обставини справи, а ставить під сумнів саму справжність електронного листування.

Чи достатньо звичайного скріншота?

Скріншот може бути доказом, але покладатися лише на нього ризиковано.

У постанові від 29.01.2021 у справі № 922/51/20 Верховний Суд зазначив, що подання електронного доказу в паперовій копії саме по собі не робить його недопустимим.

Водночас, якщо оригінал не подано, а інша сторона або суд ставить під сумнів відповідність паперової копії оригіналу, суд може таку копію не врахувати. Аналогічний підхід підтверджений і Великою Палатою Верховного Суду.

Саме тому краще зберігати не тільки screenshot, а й сам лист у поштовій скриньці та його технічні дані.

Інакше у спорі може виникнути питання: чи справді цей скріншот відображає повідомлення, яке існувало в електронній системі саме в такому вигляді?

«Це не я писав» також недостатньо

У справі № 910/5408/21 Верховний Суд звернувся до міжнародних підходів щодо електронних доказів та зазначив, що електронні дані можуть розглядатися як автентичні доти, доки інша сторона не наведе обґрунтовані аргументи на їх спростування.

Також Верховний Суд звернув увагу на презумпцію цілісності електронного доказу: доказ вважається достовірним, поки інша сторона не поставить це під обґрунтований сумнів.

Це не означає, що будь-який скріншот автоматично є правдивим.

Проте й формального заперечення «це не моя переписка» може бути недостатньо, особливо якщо авторство підтверджується адресою, попереднім листуванням, змістом повідомлень, відповідями особи та іншими доказами.

Саме такий комплексний підхід відповідає позиції Великої Палати Верховного Суду: електронне листування оцінюється разом з іншими доказами, а суд повинен мати можливість встановити його авторів та зміст.

Як правильно зберігати важливе електронне листування

Якщо e-mail може мати юридичне значення, варто дотримуватися декількох простих правил:

1. Не видаляйте оригінал листа. Скріншот або роздруківка - це копія. У випадку спору суд може поставити питання про дослідження оригіналу.
2. Зберігайте весь ланцюжок листування. Окремий лист без контексту зазвичай має меншу доказову силу, ніж послідовна переписка, з якої видно розвиток комунікації сторін.
3. Зберігайте вкладення саме разом із повідомленням. Якщо потрібно довести, що контрагенту направлявся конкретний документ, недостатньо мати цей файл окремо на комп'ютері. Бажано, щоб було видно його прикріплення до конкретного листа.
4. Не обмежуйтеся скріншотами. За можливості слід зберегти сам електронний лист, технічні заголовки та метадані.
5. Фіксуйте відповідь адресата. Вона нерідко стає найпростішим доказом того, що попереднє повідомлення справді було ним отримано та прочитано.

Що варто передбачити в договорі

Значну частину майбутніх спорів щодо електронного листування можна попередити ще під час укладення договору.

Доцільно прямо визначити:

• офіційні електронні адреси сторін;
• перелік осіб, уповноважених вести листування;
• які документи можуть направлятися електронною поштою;
• чи потребують вони КЕП;
• момент, з якого повідомлення вважається доставленим або отриманим;
• наслідки зміни електронної адреси без повідомлення іншої сторони.

Наприклад, сторони можуть окремо погодити, що повідомлення, направлене на визначену договором адресу, вважається отриманим у встановлений договором строк, якщо відправникові не надійшло автоматичне повідомлення про неможливість доставки.

Таке положення значно звужує можливість у майбутньому посилатися виключно на аргументи «не бачив листа», «не перевіряв пошту» або «повідомлення потрапило у спам».

Висновок

Сучасна судова практика давно відійшла від підходу, за яким електронне листування сприймалося як другорядний чи ненадійний доказ. E-mail може підтверджувати факт відправлення інформації, зміст домовленостей, авторство повідомлень та інші обставини, що мають значення для справи.

Але в суді вирішальним часто стає не сам факт існування електронного листа, а якість його фіксації та сукупність доказів навколо нього. Тому якщо існує ризик спору, краще заздалегідь подбати про збереження оригіналу листування, вкладень, технічних даних та відповідей контрагента.